Ontdubbel actie medewerkers in verzuimsysteem

Dubbele medewerkers
Soms staan medewerkers meerdere malen in het verzuimsysteem. Voorheen was dit Promis, nu Visma Verzuim. We noemen dit ook wel dubbele medewerkers. Er zijn situaties waarin medewerkers 3 of 4 maal in het systeem voorkomen. Dit ontstaat in de meeste gevallen simpelweg door het handmatig invoeren van een medewerker die al in het systeem staat.

Het kan ook komen door een fout te maken bij het importeren, een systeemfout bij het importeren of door het aansluiten van een koppeling op een reeds gevulde database. 

Opschonen van de database
De afgelopen maanden is hard gewerkt aan het opschonen van de database van VerzuimWeg. Er stonden veel medewerkers meermalen in de database (dubbelingen). Op basis van zorgvuldig geselecteerde criteria zijn medewerkers, waarvan met grote zekerheid aangenomen kon worden dat het dezelfde persoon betrof, samengevoegd.

Het kan zijn dat in dit proces een medewerker ten onrechte is samengevoegd of dat dienstverbanden ten onrechte zijn samengevoegd. Ook kan het zijn dat een medewerker juist niet is samengevoegd, terwijl dat wel wenselijk is.

In het eerste geval is het advies om bij constatering direct contact op te nemen met uw vaste contactpersoon van VerzuimWeg. Deze zal de roll-back procedure in werking stellen.

In het tweede geval is het van belang om na te gaan of de gegevens, zoals deze ingevoerd zijn, exact overeenkomen. In het geval de gegevens niet overeenkomen, kunnen deze zodanig aangepast worden dat ze wel overeenkomen. De medewerkers zullen in de volgende ronde alsnog samengevoegd worden.

Om ophoping van nieuwe dubbeligen te beperken zal maandelijks een nieuwe ronde samenvoeging plaatsvinden.

Tips om dubbelingen te voorkomen: 

1- Controle vóór invoer nieuwe medewerker
Er kan door u zelf gecontroleerd worden of een medewerker al in het verzuimsysteem staat, maar als deze stap wordt overgeslagen of onzorgvuldig uitgevoerd wordt, ontstaat er dubbeling. Wij zien dat deze stap regelmatig wordt overgeslagen door werkgevers. 

De aanwezigheid van dubbele medewerkers heeft invloed op de verzuimpercentages en het vergroot de kans op fouten en datalekken. Dubbeling brengt met zich mee dat voor één medewerker soms meerdere medewerker portalen aangemaakt worden. Dit werkt verwarring in de hand.

2- Export voor controle
Wilt u controleren of de juiste gegevens bewaard zijn gebleven? Dat kan en is zeker aan te raden! U kunt een export uitdraaien uit Visma Verzuim en deze vergelijken met uw eigen gegevens, bijvoorbeeld uit uw HR-systeem.

3- Interne communicatie
Om te voorkomen dat er opnieuw dubbele medewerkers ontstaan, adviseren wij om hier aandacht aan te besteden binnen uw organisatie. U kunt bijvoorbeeld dit bericht doorsturen aan leidinggevenden, HR of andere functionarissen die verantwoordelijk zijn voor de registratie van ziek- en herstelmeldingen of mutaties in het verzuimsyteem.

Hulp nodig?
Heeft u vragen over de ontdubbel-actie of heeft u hulp nodig met het maken van een export? Neem gerust contact op met uw vaste contactpersoon!